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品管圈活动推进纪实(二) ------现状把握和目标设定
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品管圈活动推进纪实(二) ------现状把握和目标设定

  • 分类:健康知识
  • 作者:
  • 来源:[平邑县人民医院]
  • 发布时间:2014-08-26 09:55
  • 访问量:

【概要描述】

品管圈活动推进纪实(二) ------现状把握和目标设定

【概要描述】

  • 分类:健康知识
  • 作者:
  • 来源:[平邑县人民医院]
  • 发布时间:2014-08-26 09:55
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详情
  在前期主题选定和拟定计划的基础上,品管圈推行委员会、辅导小组按照推行方案对现状把握、目标设定进行了第2期专题巡讲,本期共分组巡讲8次。
  在实施品管圈活动中,若没有了解问题实际状况,是无法在下一步骤决定目标值及确认达成的期限,因此,做好现状把握及分析工作,是品管圈活动中一个重要的环节;正确的现状把握,可大幅提升品管圈活动的成功率。各圈通过使用流程图、查检表、层别法等工具,以事实为基础,按照“三现原则”,到“现场”针对“现物”进行“现实”的观察,搜集数据。接着,对搜集的数据进行整理分析,按照衡量指标计算出现况值,同时利用柏拉图分析出改善重点内容。现状把握完成后,依据现况值设定本圈本期活动目标,通过上级主管部门要求、三级医院评审标准的方针、参考文献、其它标竿医院等途径制定出符合自己圈员能力、不会中断且能达成的目标,为下一期解析和对策拟定奠定了基础。下一期,品管圈推行委员会、辅导小组将对解析和对策拟定进行推进和追踪。
  (三)现状把握
  1.流程图:收集某一段时间的资料做分析,了解目前的现况(率或分布),
  文字说明或以流程图表示(图2-1)
  绘制流程图的目的,系以图形的方式显示产品或服务流程中,所有的步骤及
  发生的次序,界定输入与输出间相互关系,提供作业流程的总览,可用来了解现
  有的作业流程,除可作为沟通、规划工具外,亦可指出流程中的重复与瓶颈,寻
  求改善的机会。再者,不同部门所列出的主题,因其专业性不同,其它部门的同
  仁可能会有不了解实际作业状况的问题,因此,若能详细列出与主题相关之流程,
  有助于品管圈推行委员会或阅读成果报告者,对主题能更进一步的了解。
  如何绘制流程图(HOW)
  (1)针对特定的工作流程,定义其流程的结构(开始或结束点)。
  (2)描述该工作的所用步骤。
  (3)将所有步骤先后顺序进行排列。
  (4)利用适当的符号进行绘制。
  (5)检查是否完整。
  2.以客观的角度掌握实际状况
  在进行品管圈活动时,若没有办法了解问题实际状况,也就无法在下一步骤
  决定目标值及确认达成的期限。因此,做好现状把握及分析工作,在品管圈活动
  中亦是一个重要的环节,如能正确的把握现况,即可大幅提升品管圈活动的成功
  率。
  3.收集并汇整问题现况的实际资料
  (1)数据搜集的方法
  以事实为基础,经过考虑判断后采取行动。数据收集为品管圈活动的重要过
  程,事实的呈现须以全体圈员皆能了解的方式,以及最恰当的表示方式将数据正
  确呈现出来。因此,在品管圈活动中皆以「数据」作为分析、判断以及行动的基
  础。质量管理的基本想法是以「数据」为基础,以数据呈现质量的现状,掌握质
  量的状况,以决定工作或活动进行的方向。
  (2)数据收集的目的
  如上而言,「数据」为质量管理的重要基础,然而收集数据前,须明确了解
  为何要收集此数据及收集此数据的重要性。若任意无目的的收集数据(Data),
  并进行数据分析,其结果将是毫无意义。数据收集的目的及功能大致可分成以下
  四类:
  1)为了正确把握现状
  2)欲掌握流程中的各项关系(如投入多少资源、产出多少结果)
  3)了解流程的顺利及流畅程度(如发现问题点)
  4)了解质量能否提出保证(达到所规定的标准)
  (3)数据的总类
  质量管理活动是频繁的进行数据收集的工作,依据资料解析(解释与分析)
  的结果,决定应采取的处置。因此,质量管理中所面对的数据型态大略可分为「数
  值数据」与「语言数据」两种;可用数值表现者则称之为数值数据,若无法以数
  值表现之数据,但能以语句的形式来表现者,则称之为语言数据。此外,若依数
  学性质上的分类,数值数据又可分成以下三种;
  1)计量的数据:能利用量测器具等透过「测量」的方式所得到的数据,谓
  之。例如时间、长度、重量、温度等皆属。计量的数据其特征是所得的数值为「连
  续性」。连续性之意思是只要量测器具的精度允许,不管小数点以下几位均可量
  测出来。
  2)计数的数据:凡是可以透过「计数」的方式所得的资料皆可称之。例如,
  不良品的个数、事故发生的件数均为计数值。计数的数据其特征是所得的数值具
  有「离散性」。不良品的个数不可能有 1.8 个,1 与 2 之间的数值是不存在的,
  这就是所谓的离散。
  3)顺位的数据:利用「比较」而得知数据称之为顺位值。例如数个在门诊
  发药的药师,病患依个人认定其服务质量的好坏设定顺位时,即可得到第一名、
  第二名、第三名…等顺位的数据,此种数据称之为顺位值。
  4)对于所收集的数据,可利用 5W1H(What、Where、When、Who、Why、How)
  的方式,全体圈员分工收集,以获得客观、符合事实的正确数据。此外,亦可利
  用问卷调查、亲合图或查检表等质量工具辅助进行,以获得更详尽的数据现状,
  把握最大的要点,除了以各圈员的经验为基础外,亦须执行「三现原则」,亦即至「现场」针对「现物」进行「现实」的观察,如此才能将所收集的数据进行客
  观性、完整性及系统性的分析,达到确认问题的目的。
  4.查检表
  (1)定义:以简单的数据用容易了解的方法,作成图形或表格,记录上检
  查记号并加以统计整理,作为进一步分析或核对检查用。
  (2)种类:
  1)记录查检表 —— 用于不良主因和不良项目记录的查检情况。
  2)点检用查检表 —— 主要功能是确认实施作业情形。
  (3)为什么要使用查检表:
  1)日常管理——品质管制项目的点检,设备安全、作业标准是否被遵守
  2)特别调查——为了发现改善点所进行的点检
  3)取得记录——作报告所进行之数据收集和检核
  (4)如何制作查检表:
  1)决定并清楚地定义所要观察及记录的事件 (或情况)是什么
  2)决定要搜集的项目有那些
  3)设计一种既清楚完整又易于使用的查检表
  4)○1决定由谁搜集资料 ○2决定搜集资料的期间 ○3决定搜集资料的方法
  5)搜集项目资料的数据
  6)用5W1H表示查检表内容:
  (5)注意事项
  1)设计查检表的表格时,简单且容易使用为其重点
  2)查检项目要随时检讨,必要的加入,删除不必要者
  3)设计时若以层别方式加以分类较好,因为如此将有利于追查问题的真因
  5.利用常用质量改善手法进行分析
  欲进行现状把握并了解现状所产生的实际状况时,可使用质量改善手法加以
  辅助数据收集或呈现所收集之信息,此一阶段常见的质量改善手法计有:查检表、
  直方图、柏拉图、饼图、条型图、推移图、带状图等。至于要使用何种质量改善
  手法最为恰当,因视数据的型态方法(语言性或可量化的数据)及质量改善手法
  的特征而有所不同。
  (四)目标设定
  活动主题选定后,接下来就是拟定具体的活动目标,活动目标必须是明确的、
  具体的、实际可行的。为达上述目的,故需于目标设定前,需先了解什么目标才
  能称之为「好的目标设定」,始可避免设定不适当的目标。
  1.好目标应具备的条件
  (1)目标值应以数值、量化的方式来呈现
  (2)目标的内容要与所期待的结果相结合,并在品管圈活动结束后进行改
  善前后比较,以确认是否达到目标
  (3)目标内容需有下列三点之具体说明
  1)目标对象要明确(把…….);
  2)目标期间要明确(到何时);
  3)完成到何种程度;
  (4)各品管圈以自己的圈为本体,自主性的决定目标。即便是上级领导所
  指定的主题,各品管圈也要依各自的圈状况决定改善的目标。一般而言,自主性
  的决定目标应为:
  1)参考文献所列的标准数据
  2)其它标竿医院此向度的数据
  3)符合自己圈员能力的目标
  4)不会中断且能达成的目标
  (5)目标需简洁明了
  1)以得到全体圈员的理解及同意,且能在活动期间内达成的内容
  2)目标不要设定太多,以免迷失焦点
  3)需分成有形及无形两类型的目标。
  A、有形的目标可利用改善前后的比较,加以确认是否达到目标值。
  B、无形的目标通常以雷达图来观察达成的状况,一般而言不会设定目标值,
  但须设定无形成果所欲达到的向度,如团队的向心力、对于品管圈手法的熟悉程
  度。
  (6)若有多个目标在本次活动被达成,则需将目标依重要程度进行分类。
  (7)若改善主题的发生件数其发生率很低,则可将目标值定为0 。
  (8)若衡量指标为发生率,但现况的发生件数很少,如万分之三,则建议
  将衡量指标由发生率改成发生件数。
  (9)尽量使用统计手法来订定目标 。
  (10)参考文献数据或其它医院执行类似题目的目标 。
  2.不良目标应避免的事项
  1)与组织方针无法取得关联的目标
  2)需要长期活动后才能达到的目标
  3)无法以统计方法或获得全员共识时所提出的目标
  4)无明确评定量化的目标值
  3.目标设定步骤
  (1)主题决定后必须定活动目标,目标值与改善项目的多寡及活动效益有
  绝对的关联。因此,目标设定的方法就显得格外的重要,一般而言,目标设定的方法计有:
  1)依据医院或单位的方针及计划并考虑目前圈员的能力,由全体圈员共同
  设定的
  2)检讨目标达成的可能性,是否为能力所及?
  3)目标需数据化及明确化,并考虑活动结束后能进行评价或被肯定
  4)以活用的统计方法来决定目标,如柏拉图、条型图、推移图等
  5)若不能收集数据时,需以文字叙述来说明欲达成的目标
  (2)目标内容表达的方法,亦如主题设定一样分为完成期限、目标项目及
  目标值三个部份,如下所示。若完成期限定的较长,则目标值之改善幅度就应调
  的较大
  ?完成期限 + ?目标项目 + ?目标值
  例: ?在 12 月 31 日前 ?门诊发药之差错率 ?由 10%降低至 6%
  (3)目标值设定之参考
  1)配合医院等级医院评审方针、计划
  2)依循单位领导的指示来订定
  3)参考医学或管理文献的建议,如院内感染率不能超过3%
  4)自我挑战
  5)参考其它医院所订定的标准值
  亦有品管圈利用公式计算得出目标值,而获得于改善的幅度,公式如下所示:
  目标值=现况值-改善值=现况值-(现况值×改善重点×圈员能力)
  (4)注意事项 目标值设定是否恰当,可经由品管圈活动终了时的「效果确认」与「目标达标率」的状况来判断。
  目标达标率 = (改善后-改善前)/(目标值-改善前)×100%

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